Les propositions des clients, les devis, les factures, les budgets, les ressources marketing et les communications à l'échelle de l'entreprise ne sont que quelques exemples d'éléments qui peuvent nécessiter une approbation au sein de votre organisation. Cependant, sans les outils ou les processus à prendre en charge, l'ensemble du processus d'obtention de l'approbation peut être fastidieux, long, risqué et difficile à suivre.
C'est un problème étonnamment fréquent. Mais, en quelques étapes, la rationalisation de ce processus peut non seulement améliorer le travail de vos collègues, mais également améliorer l'expérience de vos collègues, clients et organisation. Alors, sans plus tarder, voici comment standardiser les approbations au sein de votre organisation.
Etape 1: Rédiger des processus existants – détecter les frictions
Si vous deviez demander à un collègue de votre équipe "Quel est notre processus d'approbation pour [X] ?" sauraient-ils ? Votre organisation dispose-t-elle d'un processus publié pour les approbations ou existe-t-il une approche plus informelle, par exemple un rapide coup d'œil par-dessus l'épaule ou un coup à la porte de votre responsable ?
Sans avoir les fondations en place, vous devenez plus exposé à l'erreur humaine ou aux approbations qui se perdent ou qui glissent sur le parcours prévu. Nous vous recommandons de passer par chaque équipe (Finance, Ventes, Marketing, etc.) et de déterminer comment vous obtenez actuellement les approbations.
Un exemple pour les ventes si vous êtes dans le secteur des services pourrait ressembler à ceci :
Une fois que vous en avez créé quelques-unes, vous commencerez à remarquer que le processus est fastidieux. Des retards apparaîtront. Ce qui nous amène à la définition des approbateurs.
Etape 2: Définir la liste des approbateurs
En examinant les processus que vous avez documentés, trouvez-vous qu'il y a beaucoup de chemin à parcourir ? Pouvez-vous supprimer quelques étapes qui pourraient être jugées inutiles pour accélérer la livraison de l'actif approuvé ? Les collègues peuvent toujours être tenus informés à certaines étapes pour éliminer les problèmes de cloisonnement des informations, mais ils n'ont peut-être pas besoin de fournir des informations sur certains actifs.
Avoir une liste définie de collègues qui peuvent approuver certains actifs est essentiel pour éliminer les points de défaillance uniques. Si le directeur des ventes est en congé annuel, qui peut le remplacer ? Vous devrez désigner des premier et deuxième points d'appel pour chaque étape de votre processus d'approbation.
Etape 3: Examen des outils disponibles
L'émission d'actifs pour approbation par e-mail peut être extrêmement compliquée. Évitez de joindre l'actif à un e-mail car il peut rapidement être perdu, obsolète et des versions mixtes peuvent se produire. Tout au moins, stockez les actifs de manière centralisée, comme dans un site Microsoft Team ou SharePoint. Évitez les OneDrive personnels en raison de l'incohérence des autorisations.
Au sein de la pile Microsoft, vous disposez peut-être déjà d'une licence pour utiliser des outils tels que Planner, Microsoft Lists et Microsoft Forms, qui peuvent être utiles pour concevoir et mettre en œuvre un processus d'approbation moderne. Encore une fois, en variant les licences, vous pouvez aller plus loin avec une certaine automatisation dans Power Automate ou vous pouvez même créer une application Power. Tous ces outils mentionnés peuvent aider à moderniser la façon dont vous stockez et gérez les approbations de manière centralisée.
Etape 4: Capturez et stockez les demandes de manière centralisée
L'un des principaux problèmes liés à la gestion des approbations de documents via votre boîte aux lettres est qu'il n'y a pas d'espace central pour examiner toutes les demandes en attente et historiques. En développant vos processus et en utilisant les outils appropriés, vous pouvez obtenir une visibilité dans votre entreprise sur ce qui est en attente d'approbation, ce qui a été approuvé et commencer à identifier les tendances. Y a-t-il certains jours de la semaine où le marketing émet plus d'actifs ? Les ventes ont-elles des périodes de pointe au cours de l'année lorsque les approbations commencent à grimper ? En tant qu'organisation, vous pouvez vous assurer d'avoir la bonne ressource au bon moment pour faire face à la demande.
Vous pouvez également commencer à mieux comprendre les problèmes au sein de votre propre processus. L'examen du consultant prend-il plus de temps ? Trouvez-vous que le service juridique a souvent besoin d'un coup de pouce ou semble perdre des actifs ? La centralisation des approbations est essentielle pour garantir l'efficacité de vos processus.
Étape 5 : Automatisez les processus pour rationaliser les étapes suivantes
Une fois qu'un actif est approuvé, que se passe-t-il ensuite ? S'il s'agit d'une facture, peut-elle être automatiquement classée dans un dossier "À payer" au sein de "l'équipe des finances" dans Teams ? S'il s'agit d'une proposition client, doit-elle être envoyée à une boîte aux lettres centralisée pour que l'équipe E-Signature la délivre aux clients ?
Pensez à l'ensemble de votre processus, pas seulement à l'approbation elle-même. Vous pouvez utiliser des outils pour automatiser ce qui aurait été un processus manuel, y compris les notifications à chaque étape de l'approbation.
Les rappels, si simples, peuvent être pénibles pour le destinataire et la personne qui doit poursuivre et envoyer le rappel. En automatisant les suivis en retard, vous enlevez le temps perdu de la journée d'un collègue. L'automatisation doit être considérée comme aidant à éliminer le manuel au jour le jour. Cela peut fonctionner en harmonie, et non remplacer, vos collègues, afin qu'ils puissent passer plus de temps à faire ce pour quoi ils excellent.
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