Dans la suite d'applications de Microsoft, il existe plusieurs outils qui sont parfaits pour la collaboration, l'augmentation de l'engagement du personnel et la communication interne. Cependant, comme beaucoup de ces fonctionnalités commencent à se chevaucher, il peut être difficile d'interpréter le meilleur cas d'utilisation pour chaque outil et nous constatons que nos clients peuvent éviter d'utiliser une application ou ne pas l'utiliser comme prévu.
Dans cet article, j'entre dans chaque application, leur but et comment elles étaient destinées à être utilisées les unes par rapport aux autres. Comme mentionné ci-dessus, certaines fonctionnalités commencent à se chevaucher et peuvent être obtenues à l'aide de plusieurs outils. Je vais donc essayer de fournir un contexte supplémentaire, y compris notre recommandation.
Tout d'abord, j'aimerais commencer par fournir une brève introduction à chaque application en me concentrant principalement sur la manière dont ces outils sont utilisés pour la collaboration, l'engagement et la communication afin de planter le décor.
SharePoint (Intranet)
SharePoint est un service basé sur le cloud qui aide finalement une organisation à partager, gérer et trouver du contenu. Son objectif principal était d'être un outil de gestion de documents utilisé pour fournir un stockage dans le cloud ainsi que des outils de gouvernance avancés tels que les approbations, la gestion des versions et la collaboration sur les documents. Au fur et à mesure que SharePoint a évolué au fil du temps et amélioré toutes ces fonctionnalités, il a également été ajouté à d'excellents outils de gestion de contenu, c'est pourquoi c'est le service idéal pour créer un intranet moderne et intelligent.
Yammer
Yammer est le service de réseautage social spécialement conçu pour la communication d'entreprise, pas intentionnellement mais souvent appelé outil d'engagement de style "Facebook". Il aide les employés à se connecter et à communiquer à travers l'organisation. Comme Facebook, où vous pouvez publier, aimer, commenter et rejoindre des groupes/communautés, Yammer offre la même capacité, juste inclusive pour votre organisation, de sorte que vous ne pouvez pas rejoindre le réseau Yammer à moins que vous ne soyez un employé.
Microsoft Teams
Je suppose que la plupart d'entre vous qui lisez ceci savent déjà ce qu'est Microsoft Teams, car beaucoup d'entre nous n'avaient d'autre choix que de commencer à l'utiliser au début de la pandémie mondiale, où il a fait surface et est rapidement devenu l'un des outils les plus précieux de la suite Office 365.
Microsoft Teams est votre hub central pour le travail, c'est là que vous commencez votre journée et que vous passez finalement la majeure partie de votre journée à travailler et à collaborer avec votre équipe. Sa définition simple est qu'il s'agit d'un outil d'appel, de collaboration et de vidéoconférence qui nous aide à nous connecter avec notre main-d'œuvre distante. Vous commencerez à voir que Microsoft intègre toute sa suite d'outils dans Teams afin qu'il devienne ce seul endroit où vous pouvez accéder à tout.
Le concept boucle externe / boucle interne)
Microsoft a un concept qui définit où le travail est effectué et c'est quelque chose que nous avons adopté ici à SIGA IT Consulting car cela aide vraiment à définir à quoi ces outils sont destinés. Ci-dessous un visuel du schéma et notre définition :

La boucle interne se compose des membres de votre équipe ou des collègues avec lesquels vous travaillez dans un groupe très uni, c'est vraiment pour souligner qu'il ne s'agit pas seulement de votre équipe ou de votre département spécifique, vous pouvez toujours travailler dans la "boucle interne" où c'est croisé - départemental, cependant, il s'agit généralement d'un domaine qui nécessite une invitation ou des autorisations définies ont été appliquées afin que seules des personnes spécifiques puissent collaborer.
La boucle externe devient alors cet espace où vous pouvez communiquer et collaborer avec n'importe qui dans votre organisation, ce sont les espaces qui sont généralement ouverts à tous pour se joindre ou du point de vue de l'intranet - toutes les politiques publiques et le contenu auquel tout le monde a besoin d'accéder seraient stockée.
Comme vous pouvez le voir sur le diagramme, nous considérons que Microsoft Teams est fait pour vos boucles internes, Yammer & SharePoint sont alors bien positionnés pour les boucles externes. SharePoint convient spécifiquement aux boucles externes et internes car vous pouvez restreindre les zones, mais lorsque vous vous référez à SharePoint d'un point de vue intranet, l'intranet serait la boucle externe.
Discussions en grand groupe
Microsoft Teams a une limite de taille d'équipe qui est actuellement de 25 000 personnes, ce qui peut sembler suffisant pour que votre organisation ait une grande discussion, cependant, ce n'est pas nécessairement à ce sujet.
Pouvez-vous imaginer le nombre de notifications que tout le monde recevrait au cours de l'une de ces discussions, non seulement cela, mais à quel point il serait facile de manquer quelque chose d'important et à quel point il peut être difficile de récupérer ce message dans un fil de discussion volumineux.
Dans Yammer, autant d'utilisateurs que nécessaire peuvent rejoindre une communauté et configurer leurs propres notifications, étendant ainsi la possibilité de communiquer dans toute l'entreprise. La publication sur yammer crée un fil de "commentaires" séparé afin que plusieurs discussions puissent s'exécuter simultanément.
Demander de l'aide
Tout d'abord, je suppose que le premier endroit où vos employés iraient devrait être l'intranet et dans le cas où ils ne trouveraient pas ce qu'ils recherchent et auraient besoin d'aide. Demander des conseils dans Yammer garantit qu'il atteint autant de personnes que possible (si vous ne savez pas qui peut le mieux vous aider).
Vous constaterez peut-être que la création de différentes communautés Yammer liées à des sujets ou à des technologies dans notre cas indique très clairement où poser la question avant de passer par défaut au flux "Toutes les entreprises".
En résumé...
Espérons que ces tâches clés expliquent un peu plus clairement comment ces outils peuvent être utilisés. En gardant à l'esprit le concept de boucle interne/externe, il est plus facile de comprendre le but de ces outils.
Yammer est un espace de boucle externe conçu pour les conversations bidirectionnelles et publiques dans toute l'organisation, adapté aux discussions en grand groupe et intégrant un engagement plus social/informel permettant aux employés de choisir de faire partie d'une communauté.
Microsoft Teams est votre espace de travail en boucle interne vous fournissant les meilleurs outils pour collaborer avec vos collègues et atteindre un objectif commun. La fonctionnalité de chat et de notification le rend parfait pour une vitesse élevée et des réponses rapides.
Enfin, SharePoint (Intranet) est un espace de boucle externe qui agit comme un endroit où les employés peuvent aller pour trouver tout le contenu pertinent et publié/final dont ils ont besoin. Il est plus facile de trouver des nouvelles et des annonces d'entreprise et des politiques ou documents clés auxquels tout le monde a besoin d'accéder plutôt que de faire défiler une communauté Yammer ou de les trouver dans le grand nombre d'équipes.